1. Il conduttore della riunione legge l’Ordine del Giorno;

2. Chiede al gruppo se ci sono punti aggiuntivi da discutere;
3. Il conduttore stimola il gruppo a decidere quali sono i punti che è più importante trattare, nel caso in cui gli elementi di discussione siano eccessivi;
4. Il conduttore ricorda qual è l’orario di fine della riunione e chiede quindi al gruppo di determinare il tempo da assegnare a ciascuno dei punti da discutere, tempo che dovrà essere rispettato con una tolleranza di pochi minuti;
5. il conduttore chiede a qualcuno di prendere gli appunti che serviranno a stendere, successivamente un verbale dell’incontro(chi prende gli appunti scriverà anche il verbale). Questo compito dovrà essere eseguito a turno dai partecipanti alla riunione;

6. A questo punto la riunione può cominciare. La struttura fissa di ogni incontro dovrebbe essere la seguente, articolata in 5 fasi fisse e in una fase occasionale:

A.   chiunque abbia partecipato a momenti di incontro extra-gruppo deve aggiornare gli altri fornendo un sintetico report di ciò che è avvenuto, di ciò che si è discusso e delle decisioni prese o delle indicazioni impartite;

B.  la seconda fase della riunione deve essere centrata sulla discussione dei punti previsti dal coordinatore (tutti o in parte, se qualche punto è stato eliminato per dare spazio ai punti proposti dallo staff);

C.  la terza parte dell’incontro è dedicata alla discussione dei punti aggiuntivi proposti dal gruppo (tutti o in parte, se qualche punto è stato rinviato per mancanza di tempo);

D.  chi ha preso appunti per il verbale riassume le eventuali decisioni prese chiedendo al gruppo di approvare o modificare le sue dichiarazioni;

E.   terminata la messa a punto degli appunti del verbalizzatore, tutti i partecipanti compilano in forma anonima un breve questionario di valutazione della riunione (efficienza, efficacia e soddisfazione).

Quando alle riunioni è presente un consulente o un esperto esterno, deve essere previsto un tempo conclusivo di circa 10 minuti utilizzato da questi per offrire al gruppo alcuni feed-back sul funzionamento del processo di discussione effettuato.
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