Per gestire al meglio le riunioni all�interno dell�associazione sarebbe opportuno attivare una strategia basata sull�organizzazione di incontri che abbiano una metodologia cosiddetta auto-etero centrata. Affinch� questo metodo funzioni � necessario seguire il pi� possibile una procedura rigorosa del tipo qui sotto delineato.

 
il contenuto
Il contenuto degli incontri dovrebbe essere formato da due binari:
a) auto-centrato: il gruppo deve avere la possibilit� di riflettere, discutere e confrontarsi sulle relazioni esistenti tra le persone che lo compongono (questo non vuol dire che siano messe in comune obbligatoriamente questioni personali, ma soltanto situazioni relative ai rapporti tra gli associati);
b) etero-centrato: il gruppo deve avere l�occasione di ragionare e scambiare opinioni sul modo in cui il gruppo stesso realizza il proprio lavoro (il che non significa discutere soltanto di �dettagli� operativi delle singole procedure di realizzazione di un compito, ma anche di questioni generali inerenti le metodologie operative).
 
la struttura
La struttura degli incontri dovrebbe essere di tipo fisso e periodico.
● Fisso significa che le riunioni non debbono essere programmate solo quando emergono eventuali questioni da discutere, ma devono essere un appuntamento regolare e prestabilito: � necessario attivare la cultura dello gestione, dello scambio, della partecipazione e del confronto tra gli appartenenti, avversando per quanto possibile la cultura dell�emergenza. Le persone devono abituarsi a discutere dell�associazione e non solo dei problemi dell�associazione.
● Periodico significa che � bene stabilire una certa regolarit� negli appuntamenti. In particolare sarebbe ottimale calendarizzare almeno un incontro di due-tre ore ogni due-tre settimane (massimo un incontro al mese).
 
la conduzione
La conduzione degli incontri andrebbe lasciata alla diretta responsabilit� dei partecipanti che dovrebbero occuparsene a turno. Una volta stabilito il calendario annuale (o almeno semestrale) delle riunioni, accanto ad ogni appuntamento, dovrebbe essere indicato il nome della persona responsabile della conduzione pi� il nome di una �riserva� nel caso in cui il primo sia assente quel giorno.
 
Il conduttore (detto anche facilitatore) del gruppo ha il compito di occuparsi dell�organizzazione degli incontri secondo lo schema seguente:
 

(durante la settimana che lo precede) redigere un ordine del giorno degli argomenti da discutere sia di carattere auto-, sia di carattere etero-. Per fare questo dovrebbe:
- parlare con tutti i partecipanti chiedendo loro un contributo di contenuti per l�ordine del giorno,
- inserire nell�ordine del giorno formale un punto �varie� che consenta l�inserimento di argomenti dell�ultimo minuto,
- stabilire per l�ordine del giorno un numero di argomenti realisticamente discutibili nel tempo fissato per la riunione,
- consegnare l�ordine del giorno a tutti i partecipanti almeno il giorno prima della riunione.
 

interessarsi poco dei contenuti occupandosi soprattutto del processo. Il conduttore deve garantire il funzionamento della riunione, quindi deve fare attenzione allo sviluppo dell�incontro pi� che a quello che in esso si discute. Ci� significa che ha il compito di:
- dare inizio all�incontro all�orario stabilito, chiunque sia presente,
- comunicare l�ora di fine riunione,
- dare lettura dell�ordine del giorno e chiedere se qualcuno ha �varie� da aggiungere,
- chiedere al gruppo di attribuire un tempo di discussione per ogni argomento,
- chiedere a qualcuno di prendere appunti per stilare un verbalino ad uso interno della riunione,
- controllare che ad ogni argomento sia dedicato il tempo che � stato stabilito,
- garantire a tutti di poter parlare per un tempo pi� o meno uguale,
- invitare chi non parla a dare il suo contributo,
- contenere i tempi degli interventi dei partecipanti in modo da poter discutere di un maggior numero possibile di argomenti,
- chiudere la riunione all�orario stabilito.

(durante la settimana che lo segue)
curarsi del fatto che ci� che ha portato la riunione non cada nel vuoto. Questo significa che deve:
- stendere o far stendere il verbale della riunione,
- distribuire il verbale a tutti i partecipanti,
- far pervenire, se � il caso, il verbale a tutti coloro che ne sono direttamente interessati anche se assenti all�incontro (ad esempio, nella riunione potrebbero essere trattate questioni relative a difficolt� di relazione con persone non appartenenti all�associazione: in questo caso il verbale potrebbe essere consegnato, per conoscenza, se lo si ritiene opportuno, anche a quelle persone),
- archiviare i verbali, per una eventuale futura consultazione, in una cartella accessibile sempre a tutti.
 
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